Jornadas de Actualización organizadas por el Instituto
en la sede del Liceo Militar General San Martín, año 2003
Normas básicas y criterios del Protocolo Empresarial
* Orden de Precedencias
Cuando se ha establecido el campo en el que se debe mover el protocolo en el mundo empresarial y conociendo sus objetivos, se deben establecer normas básicas y criterios que sirvan de pautas protocolarias a tener en cuenta. Dichas pautas se deberán establecer de la siguiente manera: en 1er. Lugar, cualquier Intento de protocolarización debe estar basado en un conjunto de normas protocolarias a tener en cuenta en los actos promovidos por la entidad, cuya primer característica será la flexibilidad en el uso de las técnicas organizativas.
Las normas de protocolo establecidas han de ser conocidas por todos los que van a participar en cualquier acto y deben ser utilizadas con rigor. No se debe olvidar que estas no se han redactado para dificultar y hacer más rígidas las relaciones sociales, sino todo lo contrario: para utilizarlas siempre al servicio del objetivo de cada acto que organice la institución.
El protocolo empresarial admite adaptaciones que no están permitidas en el oficial y ello se hace evidente dado el protagonismo que tiene la empresa en la nueva sociedad. Su aplicación se amparará en el sentido común, la naturalidad y el criterio.
Un ejemplo claro de lo que significa la flexibilidad que se debe aplicar en el protocolo de la empresa es la necesidad de modificar el orden de precedencias según las necesidades de cada acto. Si por ejemplo el Director financiero ocupa el puesto diez en las precedencias generales de su empresa, en una reunión con los bancos que financian a la entidad ese cargo lógicamente deberá tener un papel preponderante pasando incluso por delante de otros puestos que en las precedencias generales ocupen un lugar más relevante. Otro ejemplo será el del puesto que debe ocupar el director de una sucursal de una empresa con dimensión corporativa en la inauguración de la misma cuando concurren a dicho acontecimiento otros directivos de la sede central de la corporación que en sus precedencias generales están muy por encima en cuanto a rango. No tiene sentido en esa inauguración obviar este cargo; pues, permanecerá allí una vez que se termine el acto.
Parece más lógico que los directivos de la empresa den con su presencia mucha más importancia al representante de esta sucursal otorgándole una preeminencia en el acto que en otro caso no tendría.
No existe lógicamente ninguna normativa que regule las precedencias de los cargos de la empresa y en aquellas que se han formalizado se ha hecho de una manera totalmente interna. Todo ello lleva a tener siempre muy presente en todos los actos la utilización de un Protocolo Comparado, es decir, se dará igual tratamiento (en ordenación, tratamiento propiamente dicho en recibimientos, visitas o atenciones) a cargos similares externos con relación a los de nuestra empresa. Se aplicarán – porque sería absurdo no hacerlo- las normativas existentes cuando acudan autoridades a los actos de la empresa en lo que se refiere a precedencias, ordenaciones o utilización de símbolos oficiales.
Otra de las pautas básicas a seguir en cualquier acto organizado por la empresa: es la necesidad de utilizar las ordenaciones mixtas precisamente para que, sin perder el protagonismo del acto EL ANFITRION organizador, se le dé la importancia prevista a los asistentes al mismo. Esto obliga no solo a utilizar las ordenaciones mixtas en las presidencias sino también en todo espacio reservado para el público ya sea en conferencias, banquetes, actos al aire libre, actos estáticos, dinámicos o cerrados.
En los actos promovidos por instituciones privadas la labor que ejerzan sus representantes como anfitriones afectará positiva o negativamente a la imagen de la corporación, por lo tanto el anfitrión es toda la empresa. Habrá, por otro lado, un miembro de la misma que, por razones del cargo que ocupe, se encargue de invitar, recibir, atender, canalizar las conversaciones, cuidar los detalles o despedir. Se trata de una labor mucho más cercana a los invitados que en el Protocolo Oficial.
Por otro lado, pese a la buena actuación de la figura del anfitrión, si hay otras personas que representan a la empresa y tienen un comportamiento inadecuado dentro del acto, también se verá afectada la imagen de la empresa. Esto nos lleva a extender la figura del anfitrión a todos los representantes de la entidad que participen en el evento, no solamente a la máxima autoridad. Ello hace posible, además, atender a todos los invitados de una manera adecuada con el tratamiento que a cada uno le corresponda por su rango. Así todos, percibirán una inmejorable imagen de la empresa.
Una vez establecidos los criterios de actuación del anfitrión en las entidades privadas, parece evidente sentar las bases para la ordenación de los cargos que concurren a los actos organizados por éstas. Se tratará de establecer en cada empresa un decreto propio e interno de precedencias de sus cargos.
Bibliografía:
La Empresa y su Protocolo
Gerardo Correa Sanchez.
