Qué hacer para que la visita de negocios sea un éxito Desde el qué ponerse hasta el cómo saludar. Los pasos que el buen anfitrión debe dar para que su huésped se sienta como en casa. Las sugerencias de los especialistas.
Confirmado. El accionista principal definió su visita a la Argentina. O tal vez, aunque con menos presión, el visitante ilustre es su jefe regional. Felicitaciones: usted es el anfitrión. Sabe que apenas un paso en falso puede quebrar una relación o dejar una imagen negativa con quien tiene una fluida relación 2.0. Por ello hay infinidad de detalles que no se deben descuidar. Desde la organización de la agenda hasta el regalo que se le realice en agradecimiento a su visita, todo debe ser cuidadosamente seleccionado.
Un buen comienzo es una investigación previa, a fondo, sobre el ejecutivo que realiza la visita. Conocer cuáles son las costumbres de la matriz o del accionista, los gustos y, en particular, de qué cultura viene. En muchos casos, es una cuestión clave, que puede generar un conflicto si no se tiene bien en cuenta. “Aunque suene básico, no es lo mismo lo que come un japonés o un estadounidense; o las normas de comportamiento para los musulmanes y para los judíos ortodoxos”, simplifica Alicia Bustos, directora General del estudio especializado en ceremonial que lleva su nombre. “El color lila significa luto para algunas personas y eso debe conocerse antes de utilizarse en alguna ocasión”, explica Débora Miranda, consultora en asesoría de imagen y comunicación, quien pone acento en la vestimenta de quien recibe. La organización y ejecución de cada movimiento de la visita debe estar a cargo de las asistentes personales. Pasan a ser el medio de comunicación entre ambos ejecutivos. Entre ellas debe existir permanente contacto para dar a conocer todos los detalles del viaje, los gustos y caprichos y, en muchos casos, serán las encargadas de acompañar a los cónyuges de los invitados. Según los especialistas, no sería correcto que un ejecutivo llamara a otro directamente para preguntar sobre sus preferencias. Con toda la información recogida, el paso siguiente será establecer una agenda bien detallada de las actividades a realizarse. De acuerdo con la cantidad de días disponibles, además de las protocolares y de negocios, éstas se complementarán con otras de relax. A nivel general, hay que tener en cuenta que los anfitriones son la imagen de la empresa. Pero también “son embajadores de nuestro país”, explica Miranda en forma terminante.
Menú ejecutivo
Un desayuno, un almuerzo o una cena son tres opciones viables a la hora de organizar la agenda. Decidir el horario del día implica modificar desde la vestimenta hasta los temas que se tratan en la mesa. “Sólo se habla de negocios en un almuerzo. La cena debe ser una actividad de esparcimiento”, señala Rubén Gavaldá, presidente del Centro de Altos Estudios en Ceremonial de Buenos Aires. Otro detalle a tener en cuenta es la forma de la mesa. Que sea redonda es sinónimo de igualdad, según las normas de ceremonial. En el caso de que se utilice una rectangular, los únicos que pueden estar enfrentados son los anfitriones. “Los demás se irán acomodando según las normas protocolares, es decir, por jerarquía”, afirma Bustos.
La comida llevada a cabo exclusivamente para hablar de negocios debe ser presenciada sólo por los ejecutivos. Es conveniente que los cónyuges o acompañantes intervengan nada más que en ocasiones en las que se brinda honor al invitado o en las de esparcimiento. Aunque algunos ejecutivos la consideren, una invitación a la casa del anfitrión es un evento discutible. “A los argentinos les encanta. Pero hay que tener cuidado porque implica un honor muy grande”, señala Miranda. “No es aconsejable porque es un lugar ligado a lo íntimo y es necesario guardar los lugares”, recomienda Bustos.
Qué ponerse y qué no
Elegido el ambiente y la hora en que se llevará a cabo el evento, es tiempo de buscar la ropa adecuada. “Siempre hay que mantener una imagen corporativa, nada ostentosa y, sobre todo, tener en cuenta que no se está compitiendo con el que viene de afuera”, resalta Miranda. Pero hay reglas de oro que cumplir. Si el invitado es recibido en la casa central de la empresa, el anfitrión debe estar vestido de traje, asegura Silvia Citrullo, de Ceremonial Meetings. Si se trata de una cena, “se puede abrir un poco más el espectro de posibilidades”, agrega Gavaldá. Sin embargo, para Bustos, “después de las 19 horas, los hombres se visten con traje oscuro. Y nunca con uno marrón, ya que los colores tierra son la antítesis del concepto de urbanidad que representan los empresarios”. Para los asesores de imagen personal, lo que uno vista definirá una de las cosas más importante: la percepción de la persona.
Para distender formalidades, no está de más realizar actividades de esparcimiento. Siempre predominarán las relacionadas con las costumbres típicas del país. En el caso de la Argentina, un espectáculo de tango o folclore, un asado o, quizás, jugar al golf. “Antes de proponer algo de este tipo, hay que saber si la persona prefiere actividades de día o de noche y qué es lo que más le gusta hacer”, explica Bustos. Y, una vez más, hay que tener bien en claro aquellas costumbres culturales y religiosas para evitar situaciones incómodas. Por ejemplo, prever si sus creencias permiten, o no, comer carne.
Las nuevas generaciones de empresarios suelen ser más reacios a las llamadas normas de comportamiento empresarial. Sin embargo, Citrullo afirma que “cuidar los detalles es indispensable para posicionar la imagen de la empresa”. “La persona se convierte en la empresa misma y representa su imagen y la del país”, completa Bustos. Gavaldá cree que muchos “gustan llamarse normales pero no atenerse a las normas” y que “el objetivo de ellas es optimizar la imagen de la empresa”. Si bien son esenciales para construir una buena imagen de la compañía, es igual de importante que sean naturales. Por eso, Gavaldá opina que “hay que llevar el ceremonial al manual interno de la empresa.” Es que hay que tener en cuenta que, por más normas y estructuras que haya, el objetivo es “hacer feliz al invitado”, concluye Citrullo.
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www.caecba.com.ar
http://webs.uolsinectis.com.ar/ceremonialargentino/
